העבודה המחקרית נעשית לעיתים רחוקות מאוד על ידי חוקר יחיד, ולכן למאמר מדעי כמעט תמיד יהיו מספר מחברים. כתיבה של מאמר מרובה מחברים יכולה להיות כאוטית ולקחת זמן רב. אימוץ מספר עקרונות מתהליכי העבודה על מסמכים הנהוגים בחברות הפארמה יכול לפשט את התהליך ולזרז אותו מאוד.

בקבוצה של כותבים תמיד ישנם מעגלים של מעורבות. ככל ששותף כתיבה שייך למעגל רחב יותר, כך רמת מעורבותו יורדת, הדרישה לזמינותו יורדת ועם שתי אילו, יורדת יכולתו לקבל החלטות אסטרטגיות לגבי המאמר. התהליכים המתוארים יכולים לעזור מאוד אם יאומצו על ידי כלל הכותבים, אבל גם אם יאומצו רק על ידי המעגל הקטן של המחברים המעורבים ביותר.

באופן מיטבי ניתן יהיה לקיים פגישה (פנים אל פנים, טלפונית או מקוונת) להתנעת התהליך ובמהלכה לקבל מספר החלטות:

• ראשית, צריך לקבוע "בעלים" למאמר. מחבר זה יכול, אבל לא חייב, להיות הכותב הראשון. משמעות הבעלות על המאמר היא שהמחבר אחראי לתיאום פעולות הכתיבה בין המחברים השונים וכן לפעולות החיצוניות כגון מסירה להגהה, הגשה לכתב העת ותקשורת עם המערכת של כתב העת עד לפרסום המאמר. כדאי שכבר בשלב הראשון יוגדרו גבולות הסמכות של "בעל המאמר". למשל – במצב של דחיית המאמר מכתב העת שנבחר כיעד הגשה ראשון, האם יש צורך בדיון משותף לצורך קבלת החלטה על יעד ההגשה הבא, או ש"בעל המאמר" יכול לרוץ בעצמו ליעדים רבים ככל שיידרשו עד לקבלת המאמר לפרסום? האם יכול להחליט בעצמו על אנליזות נוספות על פי בקשת המבקרים?

• לאחר הגדרת בעל המאמר, יש להגדיר תחומי אחריות. מי כותב כל פרק? לעתים, הגדרות אילו יהיו מובנות מאליהן, כמו בפרוייקט המהווה שיתוף פעולה בין קלינאית, סטטיסטיקאית וראש מעבדת מחקר גנטית. כאן, ברור מי כותב כל חלק מפרק השיטות. אך מי אחראי לסקר הספרות? ולדיון?

• לבסוף, החלק הקשה ביותר, הוא ההחלטה על תהליך. ככל שניתן, כדאי לקבוע מראש סדרה של פגישות משותפות לדיון במאמר. כדאי להבין האם העדפת השותפים היא לתקשורת בדוא"ל או באמצעים אחרים ולמצוא, עבור כל שותף כתיבה, מהי הדרך הנכונה ביותר לתקשורת על מנת לקבל מענה מהיר. פיתרון נוח הוא איחסון מידע (כולל טיוטות המאמר עצמו) בתיקייה מקוונת שזמינה לכולם. חשוב מאוד לנסות לקבל מהשותפים (או לפחות חלקם) התחייבויות ללוחות זמנים של קריאה וביקורת על טיוטות. בהקשר זה, ידיעה מראש על זמני היעדרות של שותפי כתיבה היא חשובה ומועילה. מבחינה תהליכית, כדאי מאוד לקיים סבבי ביקורת בטור, כך שכל מבקר יוכל לראות את ההערות של קודמיו ובעל המאמר לא ייאלץ לחבר בין ההערות של מבקריו השונים. ולכן גם כדאי להתעקש שהערות יינתנו בעזרת כלים כגון "עקוב אחר שינויים" בתוכנת מעבד התמלילים, עם שמו של המבקר וזמן מתן הביקורת.

• רצוי ש"בעל המאמר" יינהל מעקב אחרי הטיוטות, למי נשלחה כל טיוטה לביקורת ומי החזיר הערות. בקבוצות של "מיטיבי לכת" (שמפרסמות הרבה ביחד), כדאי להנהיג משלוח תזכורות למאחרים ועדכונים לגבי הסטטוס של כל מאמר עד לפרסומו הסופי.

בפוסט הבא: קצת על כתבי עת הפועלים במודל של גישה פתוחה.